Оставьте Ваши контакты для связи
Email
Ваше имя
Ваш телефон
Блог Александра Фетисова

5 опасных ловушек для тех, кто хочет все систематизировать и оцифровать в своей компании или подразделении

В этой статье я хочу поделиться своим опытом автоматизации и систематизации, который был получен в своих компаниях, а также в компаниях наших клиентов. 


Ловушка №1. 

— Друг мой, вы больны...

— Да, болен!

— ... организационным бессилием и бледной немочью. 

(Ильф и Петров «12 стульев»)


Следить за трендами, держать руку на пульсе - дело хорошее. Однако оно становится плохим, когда руководители или предприниматели (далее по тексту будем называть их «Боссы») начинают повально все внедрять в свою компанию, чтобы не отстать от рынка или конкурентов. При этом они абсолютно забывают о стратегии и целях компании.
Представьте теннисиста, который каждый матч играет разными ракетками, думая, что его игра зависит только от выбора инструмента. 
Так было и в одном ресторанном холдинге восточной кухни, где управляющий решительно вносил изменения в меню, переделку в базах учёта и продаж, менял форму, рации и прочее. Вместо этого стоило бы потратить время на обучение своих сотрудников, повышение качества сервиса и решение более мелких, но важных вопросов, которые влияют на общую картину. 


Ловушка №2

Никто кроме нас. 

Иногда Босс или члены его команды вполне могут и сами внедрить новые инструменты систематизации и автоматизации. В целом это и есть одна из ключевых задач Босса, который должен постоянно повышать организованность и эффективность его бизнеса. Но одно дело, когда такая цель достигается путём повышения качества управленческих действий, а другое когда требует внедрение специальных инструментов, где Босс не является экспертом. Например, внедрение CRM-системы, построение ИТ-инфраструктуры, внедрения системы управления финансами.
В целом, если такое внедрение не требует высокого уровня профессионализма и длительных временных затрат (нужно посчитать стоимость времени руководителя и его команды, которые будут оторваны от своих прямых задач), то внедрение может быть проведено организаций самостоятельно. Но в другом случае, дешевле, эффективнее и вернее отдать такую работу тем, кто это делает профессионально. 


Ловушка №3. 

Внедрять новшества в компанию, в которой сотрудники не готовы их принять. 

— Мой корабль бесподобен и горд. И он чуть ли ни огромен! И он... уплыл. (Капитан Джек Воробей)


В одном холдинге собственники в один прекрасный день поняли, что так дальше не пойдет и нужно что-то менять. Они начали учиться, встречаться с консультантами и решили что необходимо настроить CRM-систему, описать бизнес-процессы и внедрить управленческий учёт. 
Благородное дело: внедрение каждого новшества несёт за собой рост эффективности, повышение качества работы и избавления от хаоса. Но есть и обратная сторона медали: сотрудники совершенно не хотят ничего менять. В курилках насмехаются над новой инициативой, в чате обсуждаются нерадивые консультанты и подрядчики, на планерках открыто заявляют «У нас и так все нормально, шеф. Работаем же». 
В итоге, технически, все новшества внедрены, но команда саботирует переход на новую рабочую модель. Почему? Мне всегда вспоминаются слова американского социолога Ф.Тейлора «Человек по своей своей природе ленив и беспечен». 
Устоявшиеся месяцами правила поведения в компании начинают меняться - каждый сотрудник, если он не понимает зачем внедрять новое, начинает испытывать жуткий дискомфорт. 
Это решается следующим образом - сотрудники должны стать частью этих изменений, идеально - они должны стоять у истоков идеи внедрения таких новшеств. Руководство должно продать эту идею своим сотрудникам, у них должно быть жгучее желание внедрить новую CRM или описать бизнес-процессы. 


Ловушка №4. 

Человек должен делать выбор. В этом и состоит его сила - в могуществе его решений. Паоло Коэльо


В одном из городов бывшего СССР есть особенность с заборами. Люди, которые приобретают участки для строительства частного дома первым делом строят шикарный забор! Казалось бы - что в этом плохого.... Дело в том, что заборы действительно очень шикарные, и часто составляют 20% от общей суммы строения. Не рационально тратить такие средства на первоначальном этапе. 
Безусловно, перед боссом регулярно встаёт выбор распределения ресурсов. Вопрос внедрения автоматизации и систематизации это в первую очередь про ресурсы. 
Во-первых качественное внедрение позволит эффективнее использовать имеющиеся ресурсы. 
Во-вторых, чтобы внедрение случилось, необходимо эти ресурсы выделить. 
Улучшать и внедрять всегда есть что. И если перед руководителем стоит дилемма, то можно воспользоваться такой простой таблицей:

Таблица поможет взглянуть на возможные проекты через призму различных факторов, которые должны влиять на приоритетный выбор или на выбор вообще. Список факторов и их описание не исчерпывающий. 


Ловушка №5

Реальность бесконечно сложна для нашего познания. Мы должны упрощать.

Олдос Хаксли (1894–1963) — английский писатель


Только про закрытую компанию можно сказать, что в ней нечего улучшать. Любой бизнес имеет безграничную потребность получить улучшения, однако в некоторых моментах должен сработать принцип «достаточности». 

Автоматизация и систематизация бизнеса получили большой виток благодаря развитию ИТ технологий, но сам принцип зародился задолго до появления интернета (1969г). В 1954г. Всемирно известный мыслитель менеджмента Питер Друкер в своей книге «Практика менеджмента» написал: «Автоматизация — это принцип организации работы». 
И я с ним полностью согласен. Ловушка №5 думать, что систематизация и автоматизация достигается только за счёт дорогих IT-технологий или объемных консалтинговых услуг. Нет, это в первую очередь принцип организации процессов, где доля хаоса снижается к минимуму за счёт порядка, а процессы становятся менее «человеко-зависимыми» или же его участие в повторяющихся процессах сводится к минимуму. Вот несколько простых примеров, как можно реализовать это бесплатно в своей компании:
  1. Например в нашей компании есть google таблица, в которой заносятся вопросы по продукту, если они не требуют срочного реагирования. Их заносят менеджеры отдела продаж, а продуктологи, маркетологи вносят ответы. Таким образом формируется книга «вопросов-ответов», с которой работают все сотрудники, не дергая коллег в чатах. 
  2. Систему онбординга можно легко создать в notion.co Сервис бесплатный и разобраться с ним может любой, кто хоть раз делал презентацию в power point. Главное собрать контент и прописать его структуру. Или же можно создать телеграм-бот с интересным квестом, где новые сотрудники смогут познакомиться с компанией, коллегами и продуктами. Начните с чек-листов, создавая фундамент, а потом уже выберите удобный сервис. Кстати, если Вас интересуют чек-листы по управлению компанией, мы регулярно раздаём их бесплатно по пятницам здесь
  3. Утверждённый план для отдела маркетинга всегда презентуется отделу продаж. На таких презентациях разбираются все вопросы по новым каналам, продуктам, подходам, скидкам и прочей информации. Такие планёрки помогают лучше выстроить понимание между двумя отделами и систематизируют процессы. 







Личный опыт