7 шагов организации рабочих процессов (памятка и чек-лист)

В качестве вступления:

В asana.com подсчитали, что среднестатистический работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на организацию работы — поиск информации или отслеживание статуса работы.

При этом каждую неделю срываются более четверти всех сроков выполнения работы. Несмотря на то, что мы упорно трудимся и заняты целый день, мы всё равно не успеваем и часто отстаём от графика. 

Справедливо отметить, что речь идет про исследование сотрудников занятых в ИТ сфере, где с планированием,менеджментом и организацией рабочей среды ситуация статистически выглядит лучше, чем в других сферах. 
В целом, практика большинства отечественных компаний из сегмента малого и среднего бизнеса показывает, что горизонт планирования очень короткий. Редко кто планирует на год вперед (не говорю уже о долгосрочных планах).

В лучшем случае планирование происходит на недельных или месячных планерках. И чаще всего это записывание задач в блокнот без системного взгляда на работу сотрудников. 
Но в этой статье речь на о планировании, хотя это также часть организации рабочих процессов. В этой статье мы взглянем на ситуацию шире. 

Эффективность компании или отдельного сотрудника напрямую зависит от того, как организованы процессы в компании. 

Я предлагаю рассмотреть вам пошаговый цикл организации рабочих процессов, который состоит из 7-ми шагов. 

7 шагов организации рабочего процесса. 

Как мы видим на схеме выше в организации рабочего процесса участвует три блока, каждый из которых несет в себе определенную ценность. 
Чтобы лучше разобраться в этом вопросе мы будем использовать пример. Представим, что нам предстоит провести маркетинговое мероприятие, на котором будут представлены новые продукты нашей компании. 

Блок 1. Планирование

Главная задача у этого блока - получить детальный план наших действий, которые понятны всем участникам процесса и при этом продуманы ресурсы для реализации плана. 

На примере
Нам необходимо провести мероприятие 10 июня 2022 года, готовится начинаем заранее. За проектом закреплен сотрудник, который руководит им - «проектный менеджер». Далее будем использовать сокращение «ПМ».


Стартуем с первой планерки. Здесь менеджеру проекта необходимо определить список сотрудников, которые будут задействованы в проекте. На первой встрече будет обсуждаться концепция и цели мероприятия, поэтому решено позвать:
1. Директора по маркетингу - он расскажет почему был задуман этот проект и какие задачи он решает для компании;
2. Руководителя отдела продаж - узнаем у него как органично вписать продажи в это мероприятие, каких клиентов будем приглашать, соберем идеи. 
3. Главного бухгалтера - согласуем все бюджеты и финансовые вопросы. 
4. Коллег, из отдела маркетинга, которые будут вовлечены в работу по подготовке и проведению мероприятия. 

Этап 1. Формирование идей и сбор информации

На этом этапе у нас должны родиться ключевые задачи проекта, сформироваться главные цели. 
Продолжаем размышлять над нашим примером. Здесь нам стоит подумать над вопросами:

• Какие результаты мы ожидаем от нашего мероприятия?
• Какая будет длительность?
• Какая численность гостей?
• Какая у них будет мотивация прийти на мероприятие?
• Какая программа будет у мероприятия?
• Какая площадка? Какие требования мы предъявляем к ней?
• Какие бюджеты мы выделяем?
• Как мы будем встраивать продажи в наше мероприятие?

Отвечая на эти вопросы мы формируем идеи и собираем основную информацию из которой наш ПМ, далее, должен создать концепцию проекта, где будут отражены все главные и ключевые детали. 

Этап 2. Прием запросов

После первого этапа у ПМ появится информация, которая может быть оформлена как концепция будущего мероприятия. 
Эту концепцию мы отправляем всем участникам проекта и собираем обратную связь.

Можно задать каждому из них вопросы:

• Подумайте над Вашими индивидуальными задачами в этом проекте? Хватает ли вам информации, чтобы выполнить их?
• Какие ресурсы требуются для выполнения задач: деньги, время, люди, экспертиза, софт и пр. ?
• Какие корректировки нужно внести в проект?
• Чего не хватает этому проекту, чтобы достичь наших главных целей?
• Что лишнее в этом проекте?

Этап 3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсов

Пройдя второй этап у нас уже формируется рабочий план проекта. Мы убираем лишнее, фокусируемся на главном. 
Продумываем какие «тонкие места» есть в проекте и думаем как предотвратить их наступление. 
Мы продумываем, готовим и обеспечиваем проект ресурсами. 

Здесь два фактора играют важнейшую роль: ресурсы должны быть предоставлены вовремя, а также в достаточном количестве и качестве. 

ПМ вырабатывает список задач проекта. Оптимально, когда каждая задача согласовывается со всеми задачами проекта и следует главной цели. 

Задачи удобно расставлять в специализированных программах вроде: Trello, Bitrix24, Jira и пр. Вы можете использовать канбан доски, диаграммы Ганта. 
Также здесь хорошо подойдут чек-листы. Они служат ориентиром для каждого участника проекта. С удовольствием поделись чек-листом одного из проекта, который мы делали в нашей компании. 

Вернемся к нашему примеру. Чтобы мероприятие прошло лучшим образом и для достижения целей нам необходимо:

• расписать задачи для каждого участника (или предложить им сделать это самостоятельно, а после внести корректировки);
• согласовать задачи друг с другом;
• убедиться, что ожидаемые результаты задач понятны исполнителю и постановщику;
• ресурсы подготовлены или запланированы;

Не будем здесь останавливаться и расписывать задачи для примера. Вы можете взять за основу скриншот чек-листа. Обратите внимание, что эта таблица в excel также имеет вкладки с другими чек-листами, которые необходимо выполнять до наступления определенных дат. Таким образом мы распределяли группы задач, которые должны быть выполнены к определенному временному отрезку. 

Простыми словами - ПМ (руководитель проекта, компании, отдела и пр.) стремится продумать и организовать работу своих людей таким образом, чтобы достижение результата было максимально возможным. 

Блок 2. Выполнение

Этап 4. Проработка и анализ

На этом этапе происходит реализация запланированных задач. Здесь, главное, убедиться, что каждый исполнитель хорошо понимает, что от него требуется и какие результаты ожидаются у каждой задачи.
Важно постоянно напоминать команде о конечной цели проекта и следить за тем, чтобы приоритетные задачи выполнялись в первую очередь. 
Нам необходимо создать атмосферу, в которой команда будет работать в нужном темпе и не будет отклонятся от курса. 

Этап 5. Отслеживание хода выполнения

На этом этапе ПМ исполняет роль дирижера своего оркестра и контролирует, чтобы ход работы шел согласно графику и качество выполнения соответствовало ожиданиям. 
Именно на этом этапе ПМ из организатора переходит в роль наставника, который следит за ходом работы и помогает людям достигать поставленных целей. 
Здесь происходит магия управленческой работы - получение обратной связи о статусе задач, выявление трудностей, принятие управленческих решений и т.д. 
Конечно, чтобы описать действия управленца на этом этапе нам не хватит нескольких абзацев этой статьи, так как это огромная часть менеджмента. Просто отметим этот факт. 

Блок 3. Анализ

Этап 6. Согласование

На этом этапе участники команды завершают свои задачи, а от ПМ требуется контроль и обратная связь. И иногда этой обратной связи очень не хватает. Хотя на первый взгляд может показаться - зачем тратить свое драгоценное время на задачи, которые в целом выполнены нормально и вовремя. 

Но не все итоги на 100% соответствуют заявленным ожиданиям. Где-то была ошибка в планировании, где-то случился форс-мажор, какую-то задачу исполнитель неверно понял, в какой-то задаче пришлось проявить находчивость и это требует похвалы. 

К тому же, подведение итогов и согласование проделанной работы помогает управленцу лучше понять картину в целом, эффективнее строить работу и планирование в следующих проектах. 
Вот такие вопросы можно задать:

• Когда мы оценим планирование этой задачи? Все ли нюансы были учтены?
• Какие трудности были в этом проекте?
• Что мы можем изменить в похожих задачах, процессах, проектах?
• Как сам оцениваешь свою работу?
• Есть ли какие-то детали, о которых я должен знать?

Легко и эффективно. 

Этап 7. Отчетность

Это этап подведение итогов. Хорошо, если его проводить совместно со всеми участниками, задействованными в проекте. 
И не стоит устраивать только «разбор полетов». Важно и похвалить, даже если были ошибки. 

Но главное - нужно вынести сильные и слабые стороны из проекта, интересные идеи, которые помогут нам лучше организовывать нашу работу и исполнять задачи. 

На этапе отчетности обратим внимание на два действия:

• получение обратной связи от всех участников;
• озвучивание руководителем проекта своего мнения по поводу результатов проекта и качества исполнения задач;

Правильно проведенный анализ, обсуждение с участниками влияет на формирование управленческой культуры в компании, а также на эффективность коммуникации в командах. 
Стоит отметить, что все описанные шаги по организации рабочих процессов в компании можно выполнять единолично, если руководитель самостоятельно разрабатывают условия и критерии проекта или повторяющихся процессов. 

---

Телеграмм канал "Люди. Команды. Системы" - https://t.me/alfetisov